21.01.2010

Strategisches Flächenmanagement in der Öffentlichen Verwaltung

Erstmals ermöglicht eine Standardsoftware die Berechnung von Belegungsplanungen für eine optimierte Nutzung von Verwaltungsflächen

Berlin, 21.01.2010 - Bereits im Jahr 2000 hatte sich das Bundesamt für Bauten und Logistik unter Berufung auf die Bundesverfassung zu einer nachhaltigen Effizienz in der Bauplanung und im Portfolio-Management der Gebäude der Bundesverwaltung verpflichtet.

Nachhaltig Kosten senken und Arbeitsabläufe verbessern ist für die Verantwortlichen und Mitarbeiter aller Verwaltungen längst Alltag. Organisatorische Veränderungen und Neustrukturierung in den Aufgaben und Prozessen der Verwaltung ebenso wie die prekäre Situation der öffentlichen Haushalte führen zunehmend zu einer Schlüsselfunktion des Gebäude- und Flächenmanagements.

Stellen doch die Gebäudekosten in der Regel die zweit größte Haushaltsposition nach den Personalkosten dar. Zunehmend beschäftigen daher die Mitarbeiter im Facility Management Effizienzfragen zur Gebäudenutzung selbst, d.h. welche Gebäude und Flächen sollen durch welche Verwaltungseinheiten genutzt, von welchen Gebäuden soll sich getrennt werden. Welchen Arbeitsplätzen wird welcher Raumbedarf zugestanden?

Unbestritten liegt erhebliches Einsparpotenzial in der Flächennutzung. Deren Optimierung von nur 3 Prozent bergen bei mittleren Verwaltungseinheiten bereits Kosteneinsparungen im 6- und 7-stelligen Bereich, und dies jährlich. Zu den jährlichen Kosteneinsparungen einer Flächenverdichtung kommen die vermeidbaren Investitionsaufwendungen hinzu. Gelingt es, aufgrund einer optimierten Nutzung der Bestandsfläche die Größe bei Neubauten zu reduzieren oder sie gar gänzlich zu vermeiden, kommen schnell Einsparungen von mehreren Millionen Euro zusammen.

Obwohl die wirtschaftlichen Konsequenzen einer effizienten Flächennutzung so offensichtlich sind, fehlt es bislang an geeigneten Technologien und IT-basierten Verfahren zur Planung und Unterstützung der mit der Flächennutzung verbundenen Aufgaben. So werden Belegungsplanungen heute nach wie vor entweder rein manuell, oder mithilfe klassischer IT-Werkzeuge (CAD und CAFM) durchgeführt. Diese IT- Werkzeuge finden ihre Grenzen in der „händischen“ (interaktiven) Planung einzelner oder mehrerer Etagen. Eine automatisierte Erstellung von Belegungsvorschlägen oder gar die Simulation von Varianten existieren nicht. Eine darüber hinausgehende Standortplanung ist schon gar nicht möglich.

Dafür gibt es einen einfachen Grund. Eine IT-basierte Unterstützung ist mit der mathematischen Herausforderung der Zuordnungsproblematik von Flächenbedarf und Flächenangebot konfrontiert. In der Praxis scheitern Algorithmen i.d.R. bereits ab einer Größenordnung von 15 und mehr zu berechnenden Organisationseinheiten an der exponentiell ansteigenden Anzahl an Zuordnungsmöglichkeiten.

Bei 70 Organisationseinheiten, eine durchaus übliche Größenordnung für behördliche Abteilungen, steigt die Zahl bereits auf über gigantische 10¹⁰⁰.
Der neuartige Lösungsansatz mit recotech besteht im Wesentlichen darin, das Mengenproblem zu reduzieren, um dann mittels spezieller Algorithmen den Flächenbedarfen entsprechende, verfügbare Fläche zuzuordnen. Räume werden zu Raumblöcken zusammengefasst und Mitarbeiter zu Teams oder Cluster gruppiert.

„Dieses neuartige Verfahren ermöglicht ein iteratives Vorgehen, das von einer standortübergreifenden Planung bis hin zum einzelnen Raum oder jede Verfeinerung zulässt. Der Top-Down-Ansatz kommt dem strategischen Denken des Menschen sehr nahe und macht die Aufgabe technisch lösbar“, erläutert Dipl.-Math. Michael Marchionini, geschäftsführender Gesellschafter der ReCoTech GmbH. Der Benutzer bleibt aber weiterhin gefordert und wird bewusst aktiv in den Prozess integriert. „Denn er hat die Möglichkeit, das Gebäude sinnvoll in Raumblöcke zu unterteilen, die Teams zu Organisationseinheiten zusammen zu fassen sowie den Verlauf und die Ergebnisse der Berechnungen zu steuern“, betont Marchionini weiter.

Der Anwender plant dabei auf Basis seiner bestehenden CAFM- und CAD-Daten, welche über Schnittstellen in recotech übernommen werden, und er kann die Optimierung wahlweise nach der Flächenauslastung, der Kompaktheit sowie unter Berücksichtigung von Kommunikationsintensitäten zwischen den Organisationseinheiten berechnen lassen.

Die bisherigen Ergebnisse in der Praxis sprechen für sich. Ob bei der Stadtverwaltung Recklinghausen, in den Berliner Bezirksämtern Treptow-Köpenick und Spandau oder in der Humboldt Universität in Berlin, recotech hilft, die jeweils spezifischen Aufgabenstellungen zur Flächenverdichtung und damit zur erheblichen Einsparung von Gebäude- und Flächenkosten zu realisieren.

Während Softwareprogramme bei den meisten Aufgaben in der Verwaltung nicht mehr wegzudenken sind, steht der Softwareeinsatz zur strategischen Flächen- und Belegungsplanung erst in den Anfängen. „Dabei versuchen wir die Hürden gerade auch für die Verwaltungen so niedrig wie möglich anzusetzen“, erläutert Marchionini. „recotech kann von unseren Kunden nicht nur auf Lizenzbasis erworben, sondern alternativ auch im Rahmen von Projekten auf Dienstleistungsbasis genutzt werden.“

Über recotech

Als ein IT-basiertes Planungstool ist recotech u.a. einsetzbar bei Umzügen, Umstrukturierungen, Flächenreduzierungen und Neubauten. Es ermöglicht das intelligente und optimierte Nutzen eines Raumangebotes und erhöht die Transparenz und Objektivierbarkeit von Entscheidungen.
recotech eignet sich für die Planung in kleinen bis großen und komplexen Immobilienbeständen, in Einzelprojekten bis hin zu ständig wiederkehrenden Aufgabenstellungen und lässt sich über Schnittstellen einfach in die bestehende Softwarelandschaft integrieren. Die recotech-Technologie wird sowohl als Softwarelizenz als auch auf Projektbasis angeboten.

Über die ReCoTech GmbH

In über 6-jähriger Forschungsarbeit und in Kooperationen mit der Hochschule für Technik und Wirtschaft in Berlin sowie mit Anwendern aus Industrie und Verwaltung entwickelte die ReCoTech GmbH ein bislang einzigartiges IT-Verfahren, welches erstmalig die Belegungsplanung und Flächennutzung von Büro- und Verwaltungsflächen berechnet und optimiert.

Nach ersten, erfolgreich abgeschlossenen Projekten gelang der ReCoTech GmbH als ein Portfolio-Unternehmen des High-Tech Gründerfonds die erfolgreiche Weiterentwicklung des Verfahrens zu einer Standardsoftware. Diese wird nun erstmalig für mittlere bis große Unternehmen sowie Öffentliche Verwaltungen am Markt zur Verfügung gestellt;

Zu den Partnern der ReCoTech GmbH zählen Anbieter von Facility Management Software, Consulting-Unternehmen sowie Architekten.